Todoリストが150%進む！最強時間管理術【タイムボクシング】の始め方！

”やること”をやるって大変ですよね。

仕事はもちろんですけど、日常の買い物だとか洗濯・掃除なんかもなかなか進まなかったりします。 そこで今回は“やることを進めるテクニック“の中でも最強と名高いタイムボクシングについて解説。 実際にやってみた感想や、オススメの方法を紹介します。

最強の生産力アップ法【タイムボクシング】

まずはタイムボクシングについて解説します。

タイムボクシングは時間をブロック状に区切って管理するタスク管理術。タイムブロッキングとも呼ばれます。

そうなんです。ボクシングは格闘技のボクシングではなく、”箱”のボックスから来ている意味なんですね。

タスクを箱に入れて管理するイメージです。

生産性を上げるテクニックは世の中にたくさんあるんですけど、その中でもかなり効果が高いと言われています。

タイムボクシングのやり方

早速やり方について解説しましょう。

1. 罫線のあるノートを用意する
2. 縦に1日の時間を順番に並べ、ブロックに区切る
3. ブロックにタスク名を書き込む
4. “やる”

はい、たったこれだけです。めちゃくちゃシンプルですよね。

やり方がシンプルである方が取り入れやすかったりするので、ありがたいポイントでもあります。

ちなみに、ブロックに分けられてさえいれば問題ありません。なので、かなりアレンジが利く方法です。

そのままやっていただいても構いません。しかし、せっかくなのでいくつかやり方を紹介しておきましょう。

【代表例】カル・ニューポート先生のやり方

タイムボクシングを推奨している人物の代表格がカル・ニューポート氏。著書ディープワークで有名になった方ですね。生産性と集中力について書かれた名著なのでよかったら手に取ってみてください。

カル・ニューポート先生は『分刻みで予定を決めろ！』と言ってます。これだけ聞くとなかなかハードな感じですけど、実際にはもうちょっとざっくりした感じ。軽く紹介しますと下記。

• 30分単位で時間を区切る
• 細かいタスクは30分ブロックの中にリスト化
• 合わなければ見直す

上記のサイクルを繰り返していく感じ。

『書いておいた予定を超えてしまうことがあるから、その辺はちゃんと調整していきなさいよ』的なことをおっしゃってます。なるほど。

なお、ニューポート先生本人はタイムボクシングで“ 60時間分の仕事を40時間でできるようになった”らしいです。素晴らしいっすね。

先生の考え方ややり方は『ディープワーク』に書いてあります。参考まで。

なぜタイムボクシングが効果的なのか

タイムボクシングを効果的にしている要素として下記が考えられます。

• スタート回数が多い
• タイムリミットがある
• 時間の適度な短さ

それぞれ解説していきましょう。

ポイント1:スタート回数が多い

何事も、目標を決めた瞬間のモチベーションが1番高いものです。お正月に1年の目標を立てた時なんて完全に当てはまりますよね。

しかしモチベーションは時間が経つごとに低下します。これはある意味仕方のないこと。人間は高ぶった感情をそのままにしておけない性質を持っているのです。

モチベーションは必ず下がる

例えばイライラしてしまったとしましょう。もし仮に怒りが収まらないとしたらどうなると思いますか? メンタルはあっという間にボロボロになって、だめになってしまうでしょう。

そのため私たちの体には、ニュートラルな状態に戻す機能“ホメオスタシス“が備わっています。

つまりモチベーションが下がらないように願うのは無理筋。あんまりコスパが良くないんですよね。

単純な解決方法

しかしながら解決方法は簡単です。

“スタート回数を多くする“だけ。

スタートした瞬間が最もモチベーションが高いのであれば、スタートする回数を増やしてしまえばいいんです。

ブロック状に時間を区切ることで、スタート地点をたくさん増やすことができることが強みの1つと言えるでしょう。

ポイント2:タイムリミットがある

タイマーも強力なタスク管理術の1つです。不思議なもので、『筋トレするぞ』と思いながらカウントダウンタイマーをオンにするだけで『筋トレしなきゃいけない気分』になります。

『タイマーが動いているのだから、今は筋トレをやる時間なんだ』と自然に考えられちゃうんですよね。

タイマーなしで筋トレをやろうとしてもなかなかできないのに、タイマーをつけるとできるのだから不思議なものです。試したことがない方はぜひ試してみてください。面白いですよ。

タイムボクシングでは、時間を短く区切るため、続々とタイムリミットが迫ってきます。この心理的効果はかなり大きくて、仕事の進みを実感する側面の1つと言えるでしょう。

ポイント3:時間の適度な短さ

個人的に、タイムボクシング最大のポイントはここだと思っています。

時間をブロック状に区切っても、カウントダウンタイマーを設置しても、時間があまりに長すぎたら効果を発揮しません。

おそらくあなたも、“カレンダーに予定を書いたけれど結局やらなかった”体験があるのではないでしょうか?

原因の1つが“時間が長すぎること“です。

人間は自分の未来を見積もることが苦手

人間は未来予測が苦手な生き物です。多くの場合、自分の能力を非常に高く評価してしまう傾向にあります。

そのため、タスク終了までに見積もった時間の倍近くかかってしまうことも少なくありません。

人間が自分の行動を正確に予測できるのは20分までとも言われています。

確かに言われてみれば、2時間後の行動はあまり読めませんけど、20分位であればどうにかなりそうな気がしませんか？

タイムボクシングでは時間を短く区切ることこそが重要なポイントなんです。

タイムボクシングを最適化してみた

さて、ここまでの内容を踏まえて僕が考えて実践しているタイムボクシングのやり方を紹介します。

使うものはTo Do リストアプリとGoogleカレンダー。

【下準備】やることリストは常に入力する

まず、日常でやらなければいけないことが思い浮かんだ場合、すぐにTo Do リストアプリに登録します。仕事の内容でも、牛乳を買いに行く事でも何でも構いません。とにかく“やらなくてはいけないこと“は全てインプット。

これをやっておかないと、いざタイムボクシングをやる際に「やること何だっけなぁ?」と思い出す時間をとってしまいます。最悪の場合、タスクが思いだせない事態もあり得ますので、やる事は思い浮かんだ瞬間にメモする癖をつけておくとベター。

最適化1:重要タスクを軸にタイムボクシング

to Do リストに貯めておいた行動の中から、ベスト3を決定します。

そしてその3項目をGoogleカレンダーに配置しましょう。自分ができそうなタイミングで構いません。その際のポイントは3つ。

• 最初の配置は目安程度
• 後で動かして構わない
• 1つのブロックは15分

最重要項目から置いていかないと、雑事に追いやられて大切なことができません。なので最初に重要なことを置いていきましょう。

とは言えガチガチに考えすぎる必要もありません。15分程度のちっちゃなブロックを自由に動かしながら“行動できること”にフォーカスして考えると楽で良い感じです。

最適化2:走り始めたらチクタクバンバン形式で進める

『チクタクバンバン』っておもちゃ、覚えていますか？

こんなやつです。

走っている時計の前を、リアルタイムでレールを組みかえながら遊ぶゲームですね。

僕の中で、やりやすいタイムボクシングの型はまさにこんな感じ。

• 行動しながら次の1時間分くらいのブロックを積み上げていく。
• 先のブロックがなくなったら、1時間分ぐらい積み上げる。

この時にぱぱっと積み上げていくタスクはTo Do リストに入っていた“最重要ではないタスク“です。

常に今の状況に合ったタスクを積み上げることができるので、行動力がかなり上がる実感がありますよ。

最適化3:最重要項目はずらしてしてもオーケー

タイムボクシングを使って行動していると、意外と早く物事が進んだりします。

そんなときには、目の前のタスクが空になってしまうこともあるので、最重要タスクを手前にずらして来ても問題ありません。

時間通りにあることが大切なわけではなく、“やること“が大切なんですから。

そのため最初の配置はラフで良いとしたのです。

最適化4:“ダラダラする時間“もセットする

先日こんなツイートしました。

タイムボクシングではきちんと“ダラダラする時間“も設定したほうがいいです。

僕たちって「今日は休日だ」と宣言しないと本気で休めないんですよ。なんとなくダラダラしている時間って「あー仕事しないとなぁ」「でもめんどくさいなぁ」みたいな状態じゃないですか? これでは休憩も上手にできていないんです。

しっかりと休みも宣言しちゃいましょう。

15分1コマでやるのであれば、1時間に1コマは休憩を挟んでいいと思います。もちろん、ご自身の体力や集中力と相談して決めていただいてオーケーです。目安として参考まで。

最適化5:ノッてきたら延長する

作業って始めるまでが長いんですよね。

でも、手を付けちゃえば案外スラスラ進みます。

僕にとってはブログがまさにそれ。

• なるべくやっておきたい
• 手を付けたらノッてくる
• 15分でやめたらもったいない

そんな作業があなたにもあるはず。

こういう作業は後ろに余白を設けておいて、いつでも延長できるようにしておくといい感じ。

”どれくらい余白が必要か”は、継続的にタイムボクシングやっていくとわかります。自分の集中力がどれくらい持続するのかデータが取れてくるためですね。

最初は目安として一時間くらい見ておけばいいんじゃないでしょうか。結構集中できる人でも一時間以上ってなかなかいないので。

最適化6:15~20分なら気が散ってもスタートし直せる

ここまでの特徴を踏まえるとやっぱり最適なブロックは15~20分じゃないかな、と。

もし「途中で気が散ってYouTube見ちゃってました！」みたいになっても15分以内ならそんなに被害は大きくないですよね。またスタートを切り直せばいいわけだし。だから短めがオススメ。

とはいえ、5分サイクルだと短すぎる。予定書くのも大変ですよね。

そう考えるとまあ15分くらいがハンドリングしやすいんじゃないかしら、と思うわけです。参考にしてみてください。

最適化7:カレンダーは常時見えるようにする

いくらカレンダーに入力しても、見なかったら意味がありません。 ある程度の頻度で目に留まるとベター。 可能であれば常に見えるようにしておきたいところです。

方法としては下記があります。

• アナログカレンダーを制作する
• IPadなどのデジタルデバイスに常時表示する
• Apple Watchに表示させる
• 見える箇所にウィジェットを置く

紙のカレンダーの強みは、とにかく常時見える状態にしておけること。 アナログツールを作ることが得意な方はチャレンジしてみるといいかもしれません。

ただ私は、 フレキシブルに動かせるようにGoogleカレンダーを使っています。 そうすると常時目に見えるようにしておくのが難しいことが問題。 そこで、アップル系のデバイスに搭載されているウィジェットを利用しています。

こんな感じ。

ふとした時に目に入るようにしておけば行動が逸れにくくなるのでオススメですよ。

まとめ：タイムボクシングは最高にオススメ

いかがでしょう。参考にしていただけると幸いです。

僕自身、タイムボクシングを始めてから細かいタスクがスルスルと進むようになりました。 料理の下ごしらえや、ちょっとしたゴミ捨てなど「やればすぐ終わるのに、やらない作業」がドンドン進みますよ。

よかったら試してみてください。

ではまた！